FAQ

samspix4FAQ – Häufige Fragen

Sollten Sie andere Fragen haben, als in dieser FAQ – Liste vorhanden, können Sie uns jederzeit (auch anonym) kontaktieren.
Wir werden Ihnen umgehend antworten. Sollte Ihre Frage von allgemeinem Interesse sein, wird Sie natürlich in diese FAQ-Liste aufgenommen.

Ist SAM-S eine Dokumentenverwaltung (DMS)?

Ja! SAM-S ist natürlich eine voll funktionsfähige Dokumentenverwaltung.

Sie können Dokumente aller Art (Word,Excel, Bilder, CAD-Zeichnungen etc.) unabhängig vom erzeugten Programm verwalten. Zu jedem Eintrag können Sie beliebig lange Notizen erfassen.
Suchen Sie die Dokumente über Stichworte, Inhalt oder eigene Notizen.

 

Wie starte ich am besten?

So starten Sie am besten (nur ein Vorschlag; Sie können den Arbeitsablauf frei nach Ihren Vorstellungen gestalten)

1. Machen Sie sich Gedanken, wie Sie Ihre Dokumente indizieren wollen:
Sie können in SAM’S eine Liste entwerfen, die alle Ihre Stichworte enthält,
die Sie benutzen wollen. Diese Liste können Sie bei jeder Stichworteingabe
benutzen. Selbstverständlich können Sie auch „spontan“ neue Stichworte
zu einem Dokument eingeben.
Die Stichworte sollten einfach, kurz und einmalig sein, damit sie sich von den
per Volltext erzeugten Stichworten abheben.

2. Entwerfen Sie Stichwort-Kombinationen:
Jedes Dokument sollte mit mehreren eindeutigen Stichworten versehen sein, um
die Trefferquote einzuschränken, um wirklich nur die gesuchten Dokumente an-
zuzeigen. Durch die Kombination von Stichworten können Sie alle miteinander in
Zusammenhang stehenden Dokumente „verbinden“.

3. Übernehmen Sie bereits bestehende Dokumente (im Menüpunkt „Eingang“).
Dort sehen Sie am besten, wie SAM-S funktioniert:
Der Dokumenten-Name wird als Thema übernommen, der Inhalt sofort in die
Volltextsuche integriert. Die bisherige Ordnerstruktur wird für die Erzeugung der Stichworte  verwendet.
Beispiel: aus „c:\daten\privat\2017\urlaub“ werden die Stichworte „daten“, „privat“, „2017“ und „urlaub“ erzeugt.
Erfassen Sie (aus Ihrer Stichwortliste) die zusätzlichen Stichworte.

4. Suchen Sie die so erfassten Dokumente:
Geben Sie ein oder mehrere Stichworte ein. Vergleichen Sie die Suchergebnisse.

Viel Spass!

Ist SAM-S mehrplatzfähig?

Ja! SAM-S ist mehrplatzfähig. SAM-S kann sofort auf mehreren Netzwerk – Arbeitsplätzen eingesetzt werden, und zwar ohne jede Anpasssug.

Die Datenbank und die Dokumente sollten sich auf dem Server befinden (wobei der „SAM-S“-Server auch irgendein Computer im Netzwerk sein kann!).

Zusätzlich können Sie SAM-S auch auf einem Arbeitsplatz mehrfach -jeweils mit einer anderen Datenbank- verwenden. Sie können zum Beispiel mit einer „SAM-S“-Anwendung auf die allgemein zugänglichen Daten der Server-Anwendung zugreifen, und mit der anderen Anwendung private oder vertrauliche Daten auf Ihrem eigenen Computer verwalten!

Wie funktioniert die Datensicherung?

Eine spezielle Datensicherung für SAM-S ist nicht vorgesehen.

Wir gehen davon aus, dass Sie bei der Datensicherung mit einer einzigen Sicherungsprozedur auch noch andere Datan sichern wollen.
Durch unsere Methode der Datenhaltung müssen Sie jedoch jeweils nur die Datenbank sowie die Dokumente des laufenden Monats sichern. Eine ausführliche Anleitung ist im Programm integriert.

Hat die Reihenfolge der Suchbegriffe Einfluss auf das Ergebnis?

Nein!  Egal, in welcher Reihenfolge Sie nach mehreren Stichworten suchen: Das Ergebnis ist immer dasselbe!

Das gilt auch für die Erfasssung der Stichworte selbst!
Um die Reihenfolge (und auch um das Eingabefeld) müssen Sie sich keine Gedanken machen!

Wie stelle ich Verknüpfungen zwischen Dokumenten her?

Verknüpfungen (Links) erstellen Sie, Indem Sie bei allen betreffenden Dokumenten ein oder mehrere identische Stichworte verwenden.

Sie können die Suche jetzt verschachteln.
Wenn Sie eine Suche durchgeführt haben, können Sie durch Doppelklick auf Wörter in der Trefferliste, im Betreff, in Stichwörtern oder der Notiz eine neue Suche erstellen und ausführen.
Speichern Sie diese Suchverknüpfung für das betreffende Dokument.

 

Gibt es noch andere Programme für diesen Zweck?

Vielleicht.
Andere Programme haben andere Zielgruppen, bzw. andere Methoden. Vergleichen Sie selbst.

Bitte bedenken Sie:
Die Auswahl der richtigen Software hängt vom Ziel ab, und nicht umgekehrt!

Können bestehende Dokumente übernommen werden?

Ja! Es gibt dazu zwei Möglichkeiten. Über die Funktion „Eingang“ können Sie direkt aus der „Explorer-Struktur“ die Dokumente übernehmen, und zwar sofort mit Volltextrecherche-Funktion. Dabei wird als Thema der Dokumentenname, und als Stichworte der Textinhalt des Dokuments, das Datum sowie die Verzeichnisstruktur übernommen. Zusätzlich können Sie sofort selbst noch Stichworte, Notizen etc. hinzufügen. Vielfach besteht der Wunsch, alle bisherigen Daten sofort zu integrieren.
Auch die Übernahme von großen Datenbeständen ist möglich (auch bei 100.000 Dokumenten oder mehr). Wir unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot. Je nach Komplexität und Umfang kann der Aufwand hierfür mehrere Tage beanspruchen.

Können bestehende Adressen übernommen werden?

Ja! Allerdings gibt es eine Menge verschiedener Programme, die die Adressdaten jeweils in unterschiedlicher Art und Weise speichern. Deshalb gibt es hier keine allgemeingültige Lösung. Auch eine vom Kunden selbst zu definierende Zuordnung von Feldnamen und -inhalten vom alten zum neuen System stößt schnell an seine Grenzen. Falls Sie die Adressen nicht selbst neu erfassen wollen, exportieren Sie Ihre Daten in eine Datei im Format „CSV“ und senden Sie uns diese zu. Vertrauliche Behandlung wird zugesichert. Wir schauen uns die Daten an, und machen Ihnen ein Angebot für eine geeignete Übernahmeprozedur. Grob geschätzt beträgt unser Aufwand hierfür ca. 30 – 60 Minuten.

Internet-Verknüpfung

Wie erzeuge ich eine Verknüpfung mit einer Internet-Seite ?

Ganz einfach:
Öffnen Sie mit dem Internet-Explorer die gewünschte Internet-Seite.
Kopieren Sie den Eintrag in der Adressleiste, und fügen Sie den Eintrag dann in den „Betreff“ ein.
Da sich Seiten oft verändern, wird der Inhalt der Seite als sogenannte „mht“-Datei gespeichert. Sie haben damit also immer den Stand zum Zeitpunkt der Übernahme.  Fertig.

Sie können dieses Dokument genauso handhaben wie eine Notiz.

Wie kann ich eine Verbindung übers Internet herstellen? ( VPN )

Greifen Sie auf Ihre „SAM-S“ -Daten (auf dem Server-PC) mittels einer VPN – Verbindung zu.

Mit einer VPN – Verbindung  haben Sie die volle Netzwerk-Funktionalität über eine sicheren Zugang.
Die Installation ist identisch mit der „Client“-Installation. Die Geschwindigkeit ist abhängig Ihrem DSL-Anschluss, sollte jedoch in dem meisten Fällen sehr zufriedenstellend sein.

 

Wie kann ich zusätzliche / mehrere Datenbanken verwenden?

Sie können zum Beispiel private und geschäftliche Daten trennen, indem Sie zusätzliche / mehrere Datenbanken parallel verwenden. Oder halten Sie pro Mandant eine eigene Datenbank.

 

  • Laden Sie eine leere Datenbank herunter
    https://augustin-software.de/download/zusaetzliche-datenbanken
  • Speichern Sie diese Datenbank (KOPIE.IB) in einem beliebigen Verzeichis.
  • Benennen Sie die Datenbank um in einen beliebigen Namen (z.B. “PRIV.IB”)
  • Erstellen Sie (auf dem Desktop) eine neue Verknüpfung zu “sams.exe” (je nach Windows-Version im Verzeichnis “c:\programme\sams” oder “c:\programme(x86)\sams”)
  • Geben Sie in dieser Verknüpfung bei “Eigenschaften” –> “Ziel” hinter “sams.exe” ein Leerzeichen ein, und danach “Datenbank=” und den Pfad der neuen Datenbank.
    Beispiel: Ziel  c:\programme\sams\sams.exe Datenbank=c:\privat\PRIV.IB
    Sollte sich die Datenbank auf einem anderen Rechner befinden (z.B. “SERV”), geben Sie als Ziel den Rechnernamen und den Pfad von “SERV” aus gesehen ein, also zum Beispiel
    Ziel =  c:\programme\sams\sams.exe Datenbank=\\SERV\c:\privat\PRIV.IB
  • Sollten Sie bereits eine Lizenz besitzen, können Sie diese auch für die neue Datenbank verwenden
  • Sie können SAM-S mehrmals gleichzeitig mit verschiedenen Datenbanken öffnen