Funktionen – mit einem Klick

Funktionen der Dokumentenverwaltung DMS Software :

Dokumente verwalten – Dokumente suchen und  bearbeiten
• Adressen – suchen und bearbeiten
• ToDo –  Terminliste ( mit Einzel- und Serienterminen)
• Synchronisation –  bestehende Dokumente in SAM-S synchronisieren
• Import – bestimmte Dokumente, Mails oder Verzeichnisse in SAM-S übernehmen
• Scannen –  Belege einscannen, OCR ( Texterkennung)

Alle Funktionen der Dokumentenverwaltung sind sofort über die Menüleiste verfügbar

 

Dokumente suchen

Dokumente schnell zu finden ist die wichtigste Funktion unseres Programms. Deshalb haben wir hier besondern Wert auf die Funktionalität und die Geschwindigkeit gelegt.

Suche nach Dokumenten

  • Beispiel für Dokumente Suchen
    Geben Sie bis zu 10 Suchbegriffe nacheinander ein.
    Es genügt, den Wortanfang ( also ca. 3 – 5 Buchstagen) einzutragen.
    Beispiel: projekt brücke schriftverkehr
    Die Suche nach Teilen eines Wortes funktioniert ebenfalls:

    Mit „Suche wiederholen“ können Sie alle bisher in der Sitzung eingegebenen Suchen sofort wiederholen.

  • Ein Vorschaufenster bzw. das Original-Dokument kann an beliebiger Stelle platziert werden, auch auf einem weiteren Bildschirm.
beispiel suche notiz

Dokumente bearbeiten

Hier können Sie alle Informationen eines Dokuments erfassen bzw. bearbeiten: Termine,Thema, Stichworte, Notizen…

  • Diese Informationen sind für alle Dokumenten-Arten identisch.Das Universal-Eingabefeld bietet die Möglichkeit, zusätzliche Informationen formatiert (fett, unterstrichen, farbig hinterlegt usw.) zu erfassen.Jedem Dokument können beliebig viele Anlagen zugeordnet werden (Bilder, PDF’s, Word-Dokumente, Textdateien, Videos etc.), auch mit Volltextsuche.
  • Über die Suchfunktionen können Sie auf alle Informationen sofort zugreifen, egal in welchem Eingabefeld diese erfasst wurden.
  • Erfassen Sie Word,  E-Mails und Notizen direkt.
    Adressdaten können direkt in Word übergeben werden:
    Durch einfach zu erstellende Word-Vorlagen können Sie sofort neue Briefe erzeugen.
    Der Inhalt steht Ihnen danach automatisch zur Volltextsuche zur Verfügung.
  • Hier besteht auch die Möglichkeit, Serien-Termine wie zum Beispiel Urlaub, oder mehrere Einzeltermine pro Dokument zu erfassen.
  • Besonderheit:  Word oder OpenOffice/ LibreOffice – Schnittstelle
    Verwenden Sie beliebig viele Vorlagen. Im Gegensatz zu „normalen“ Vorlagen ist der Aufbau vereinfacht:

    Geben Sie an beliebigen Textstellen vorgegebene Abkürzungen ein, zum Beispiel
    #anrede,#name, #vorname, #plz, #ort, #str, #betreff.
    Beim Aufruf der Vorlage (mit Neu –> Word) werden diese dann mit den Kontakt – bzw. Betreffdaten ersetzt.

Adressen / Kontakte

  • Erst durch die Kombination von Dokumenten und Kontakten / Adressen erhalten Sie eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung
    .
  • Suchen Sie nach Dokumenten, indem Sie eine Adresse auswählen.
    Klicken Sie in der Adressverwaltung auf „Dokumente“: Es werden sofort alle mit der Adresse verknüpften Dokumente angezeigt.
    .
  • Die Adresseingabe enthält alle notwendigen Felder. Zusätzlich ist ein Universalfeld vorhanden, in das Sie formatierte Texte in beliebiger Länge erfassen (und auch danach suchen) können.
    .
  • Es genügt, im Feld „Alles“ einen (oder mehrere) Suchbegriffe einzugeben, um eine Adresse zuverlässig und schnell zu finden.
kontakte adressen anzeige

 

  • Adress-Informationen
    Sie können nicht nur Adress-Informationen, sondern auch alle anderen Arten von Informationen hier erfassen, z.B. eigene Abkürzungsverzeichnisse, Preislisten, Ziele.
    .
  • So können zum Beispiel durch einen automatisierten Eintrag von Auswahlkriterien ins Universalfeld  komfortable Serienbrief-Selektionen aufgebaut werden.
    .
  • Übernehmen Sie bestehende Outlook-Kontakte sofort als Adressdaten. Ein gegenseitiger Abgleich der Daten von und zu Outlook-Kontakten ist vorgesehen.
    .
  • Jedem Dokument kann eine Adresse zugeordnet werden.Mit einem Klick auf  „Dokumente“ sehen Sie sofort alle mit der Adresse verbundenen Dokumente.
    .
  • Ordnen Sie jeder Adresse beliebig viele Bilder zu, zum Beispiel die Fotos von bestimmten Mitarbeitern, das Firmenlogo usw.

 

Terminkalender -ToDo

  • Die ToDo-Liste zeigt sofort alle offenen Termine bis zum aktuellen Termin an. Wichtige Termine sind fett dargestellt.

  • Jedes Dokument kann mit einem oder mehreren Terminen verknüpft werden. Sie können jeden Termin „deaktivieren“, also auf Erledigt stellen, oder den Termin verschieben, oder sofort Kommentare anbringen …Auch bereits erledigte Termine können alternativ angezeigt werden.
    Unsere neu entwickelte Kalenderfunktion bringt auf einen Blick alle Tage eines Monats, die Termine enthalten.
beispiel todo liste
 

Mail – Organisation

  • Das Problem:
    „Outlook“ oder „Thunderbird“ sind für  die Speicherung und den Zugriff von großen Datenmengen nicht unbedingt geeignet. Wenn Sie viele E-Mails im Zugriff haben müssen, kann der Posteingangs- oder -ausgangskorb schnell sehr groß und unübersichtlich werden. Außerdem müssen Sie ein eigenes Programm starten, um speziell die E-Mails suchen und betrachten zu können. Eine Zuordnung zu bestimmten Kontakten ist nicht möglich.
  • Unsere Lösung Einfach die gewünschten Mails mit der Maus ins Programm ziehen. Einzelne Mails werden sofort archiviert; mehrere Mails werden ins Importverzeichnis übernommen. Von dort aus können Sie die Mails wie jede andere Datei archivieren. .
  • Mit unserem Programm wird der E-Mail-Body automatisch als sofort sichtbare Notiz, der Betreff als Dokument-Thema gespeichert. .
  • Erfassen Sie zusätzliche Stichworte. Ordnen Sie die Mail einem bestimmten Kunden zu. .
  • Sobald eine eMail-Senderadresse einem Kontakt zugeordet wurde, schlägt das Programm bei weiteren eMails mit diesem Absender sofort den entsprechenden Kontakt vor. .
  • Nach der Übernahme in „SAM-S“ stehen Ihnen die E-Mails wie andere Notizen und Dokumente sofort über die Suchfunktion zur Verfügung, auch zur Volltextsuche. In der Mehrbenutzer-Version können alle Mitarbeiter zentral auf den E-Mail-Bestand zugreifen.

Beispiel für direkte Übernahme von Mails (Outlook und Thunderbird)

Synchronisation

  • Mit dieser Funktion werden automatisch neue oder geänderte Dokumente ins DMS übernommen. In der Optionsverwaltung geben Sie die Verzeichnisse ein, die synchronisiert werden sollen.
  • Dabei werden alle in diesen Verzeichnissen (und deren Unterverzeichnissen) enthaltenen Dokumente archiviert, und zwar mit Volltext – Indizierung.
    .
  • Bei jedem Start dieser Anwendung wird dann verglichen, welche Dokumente seit dem letzten Aufbau neu dazugekommen, geändert oder gelöscht wurden.
dms synchronisation demo beispiel

Import

  • Übernehmen Sie alle Arten von Dokumenten direkt, entweder „Sofort“ über eine integrierte Explorer-Auswahl, oder durch Verlagerung in die „Eingangsbox“
  • Wir unterstützen auch Ihre bisherige Arbeitstechnik:
  • Wenn Sie wie gewohnt weiterarbeiten und zusätzlich die Vorteile von SAM-S nutzen wollen, können Sie Ihr Arbeitsverzeichnis „synchronisieren“. SAM-S untersucht dann, ob Sie Dateien hinzugefügt, gelöscht oder verändert haben. Alle Änderungen stehen Ihnen dann sofort zur Stichwortsuche und Volltextsuche zur Verfügung.
    .
  • Erweiterung beim Import von Fotos:
    Als Datei-Erstellungsdatum wird jetzt die sog. EXIF – Information des Fotos direkt übernommen. Eine zusätzliche Vorschau- und Miniaturanzeigefunktion wurde integriert.
    .
  • Wie beim „Scannen“ können Sie auch hier die Texterkennung ( OCR) aktivieren.
    Für (fast) alle PDF – und Bild-Dokumente werden die Texte extrahiert, und in die Volltextsuche übernommen.
  • Im Programm kostenlos integriert sind folgende Texterkennungs -Programme:
    • Nicom OCR – professionelle Texterkennung mit vielen Optionen; auch als kostenlose Einzellösung enthalten
    • Google Tesseract OCR
import verzeichnisse

Scannen

  • Dokumente können in einem Arbeitsgang gescannt, analysiert und indiziert werden.
  • Scannen Sie zu einem Dokument beliebig viele Seiten ein.
    .
  • Anschließend fügen Sie  Anmerkungen und Stichwörter hinzu. Die Dokumente stehen Ihnen danach sofort über Volltext- und Stichwortsuche zur Verfügung.
    .
  • Alle Scanner mit „TWAIN“-Schnittstelle können verwendet werden.
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    Damit wird die Scanner-Funktionalität auf einfachste Weise integrieret. Zudem besteht die Möglichkeit, sofort beim Scanvorgang eine Bildformatumwandlung vorzunehmen (zum Beispield ins PDF-Format).
    .
  • Zur Texterkennung ist eine zusätzliche OCR-Software notwendig.
    Integriert sind folgende kostenlose Texterkennungs – Programme:
    .
    Nicomsoft OCR
    Professionelle Texterkennung mit vielen Optionen; auch als kostenlose Einzellösung enthalten
    Erkennt auch Bar codes: EAN-13/UPC-A, UPC-E, EAN-8, Code 128, Code 39, Interleaved 2 of 5, QR Code.  siehe  https://www.nicomsoft.com/
    .
    Google Tesseract OCR
    Diese Software bietet zufriedenstellende Ergebnisse, besonders bei einer Auflösung von 300dpi. Siehe dazu diesen Artikel:  https://www.heise.de/ct/artikel/Toolbox-Texterkennung-mit-Tesseract-OCR-1674881.htmlJe nach Anforderung können Sie diese beiden Programme alternativ verwenden..
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