Funktionen

Alle Funktionen der Dokumentenverwaltung sind sofort über die Menüleiste verfügbar

 Dokumente verwalten Dokumente suchen und  bearbeiten
• Adressen suchen und bearbeiten
• ToDo  Terminliste ( mit Einzel- und Serienterminen)
• Mail: E-Mails als Dokumente speichern
• Synchronisation  bestehende Dokumente in SAM-S synchronisieren
• Import  bestimmte Dokumente oder Verzeichnisse in SAM-S übernehmen
• Scannen  Belege einscannen, OCR ( Texterkennung),  mit Volltextsuche

Dokumente Suchen

Suche nach DokumentenDokumente schnell zu finden ist die wichtigste Funktion unseres Programms.suche_doc.
Deshalb haben wir hier besondern Wert auf die Funktionalität und die Geschwindigkeit gelegt.

Geben Sie bis zu 10 Suchbegriffe nacheinander ein.
Es genügt, den Wortanfang ( also ca. 3 – 5 Buchstagen) einzutragen.
Beispiel: projekt brücke schriftverkehr
Die Suche nach Teilen eines Wortes funktioniert ebenfalls:
Beispiel: projekt *verkehr

Mit einem einfachen Klick auf „Suche Wiederholen“ rufen Sie jede in einer Sitzung eingegebene Suche sofort noch einmal auf.
Bei jeder Eingabe eines Suchwortes wird (ab dem 3. Buchstaben) eine Auswahlliste der bereits verwendeten Begriffe angezeigt.
Außerdem sehen Sie sofort, wenn ein gesuchtes Wort nicht enthalten ist, und somit die Suche nach diesem Begriff sinnlos ist.
Über eine Funktionstaste rufen Sie eine Liste von vorgegebenen Suchbegriff – Kombinationen auf. Mit dieser Liste haben sie gleichzeitig eine selbst definierte „Ordnerstruktur“, mit der Sie auch Dokumente schnell indizieren können.
Zusätzlich zur Volltext- bzw. Stichwortsuche können Sie noch nach anderen Kriterien suchen, zum Beispiel nach Datumsbereich oder nach einer mit dem Dokument verknüpften Adresse

Vorschaufenster
Zeigt das Dokument in einem Fenster, ohne das damit verbundene Originalprogramm zu öffnen.
Positionieren Sie das Vorschaufenster an einer beliebigen Position, also zum Beispiel auch auf einem zweiten Monitor.

Dokumente bearbeiten

bearbeitenHier können Sie alle Informationen eines Dokuments erfassen bzw. bearbeiten: Termine,Thema, Stichworte, Notizen…
Diese Informationen sind für alle Dokumenten-Arten identisch.

Das Universal-Eingabefeld bietet die Möglichkeit, zusätzliche Informationen formatiert (fett, unterstrichen, farbig hinterlegt usw.) zu erfassen.

Jedem Dokument können beliebig viele Anlagen zugeordnet werden (Bilder, PDF’s, Word-Dokumente, Textdateien, Videos etc.), auch mit Volltextsuche.

Über die Suchfunktionen können Sie auf alle Informationen sofort zugreifen, egal in welchem Eingabefeld diese erfasst wurden.

Erfassen Sie Word,  E-Mails und Notizen direkt.
Adressdaten können direkt in Word übergeben werden:
Durch einfach zu erstellende Word-Vorlagen können Sie sofort neue Briefe erzeugen.
Der Inhalt steht Ihnen danach automatisch zur Volltextsuche zur Verfügung.

Hier besteht auch die Möglichkeit, Serien-Termine wie zum Beispiel Urlaub, oder mehrere Einzeltermine pro Dokument zu erfassen.

Besonderheit:  Word – Schnittstelle
Verwenden Sie beliebig viele Word – Vorlagen. Im Gegensatz zu „normalen“ Vorlagen ist der Aufbau vereinfacht:
Geben Sie an beliebigen Textstellen vorgegebene Abkürzungen ein, zum Beispiel
#anrede,#name, #vorname, #plz, #ort, #str, #betreff.
Beim Aufruf der Vorlage (mit Neu –> Word) werden diese dann mit den Kontakt – bzw. Betreffdaten ersetzt.

Adressen / Kontakte

suche_adrErst durch die Kombination von Dokumenten und Kontakten / Adressen erhalten Sie eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung

Suchen Sie nach Dokumenten, indem Sie eine Adresse auswählen.
Klicken Sie in der Adressverwaltung auf „Dokumente“: Es werden sofort alle mit der Adresse verknüpften Dokumente angezeigt.

Die Adresseingabe enthält alle notwendigen Felder. Zusätzlich ist ein Universalfeld vorhanden, in das Sie formatierte Texte in beliebiger Länge erfassen (und auch danach suchen) können.

Es genügt, im Feld „Alles“ einen (oder mehrere) Suchbegriffe einzugeben, um eine Adresse zuverlässig und schnell zu finden.

 

Adress-Informationen
adrinfoSie können nicht nur Adress-Informationen, sondern auch alle anderen Arten von Informationen hier erfassen, z.B. eigene Abkürzungsverzeichnisse, Preislisten, Ziele.

So können zum Beispiel durch einen automatisierten Eintrag von Auswahlkriterien ins Universalfeld  komfortable Serienbrief-Selektionen aufgebaut werden.

Übernehmen Sie bestehende Outlook-Kontakte sofort als Adressdaten. Ein gegenseitiger Abgleich der Daten von und zu Outlook-Kontakten ist vorgesehen.

Jedem Dokument kann eine Adresse zugeordnet werden.
Mit einem Klick auf  „Dokumente“ sehen Sie sofort alle mit der Adresse verbundenen Dokumente.

Ordnen Sie jeder Adresse beliebig viele Bilder zu, zum Beispiel die Fotos von bestimmten Mitarbeitern, das Firmenlogo usw.

Terminkalender -ToDo

kalenderDie ToDo-Liste zeigt sofort alle offenen Termine bis zum aktuellen Termin an. Wichtige Termine sind fett dargestellt.

Jedes Dokument kann mit einem oder mehreren Terminen verknüpft werden.

 

Sie können jeden Termin todoserie„deaktivieren“, also auf Erledigt stellen, oder den Termin verschieben, oder sofort Kommentare anbringen …

Auch bereits erledigte Termine können alternativ angezeigt werden.

Unsere neu entwickelte Kalenderfunktion bringt auf einen Blick alle Tage eines Monats, die Termine enthalten.

Mailbox –   E-Mail Verwaltung

Das Problem:
„Outlook“ oder „Thunderbird“ sind für  die Speicherung und den Zugriff von großen Datenmengen nicht unbedingt geeignet. Wenn Sie viele E-Mails im Zugriff haben müssen, kann der Posteingangs- oder -ausgangskorb schnell sehr groß und unübersichtlich werden. Außerdem müssen Sie ein eigenes Programm starten, um speziell die E-Mails suchen und betrachten zu können. Eine Zuordnung zu bestimmten Kontakten ist nicht möglich.

Unsere Lösung
eMail-ErfassungslisteMit unserem Programm wird der E-Mail-Body automatisch als sofort sichtbare Notiz, der Betreff als Dokument-Thema gespeichert.

Für die Übernahme der Emails haben Sie mehrere Optionen:
• direkte Übernahme der Mail (inclusive Anlagen)
• Nur Anlage(n) übernehmen
• Volltextsuche mit/ohne Anlagen aufbauen…

Erfassen Sie zusätzliche Stichworte. Ordern Sie die Mail einem bestimmten Kunden zu. Tragen Sie  Wiedervorlagetermine ein. etc.

Sobald eine eMail-Senderadresse einem Kontakt zugeordet wurde, schlägt das Programm bei weiteren eMails mit diesem Absender sofort den entsprechenden Kontakt vor.

Nach der Übernahme in „SAM-S“ stehen Ihnen die E-Mails wie andere Notizen und Dokumente sofort über die Suchfunktion zur Verfügung, auch zur Volltextsuche. In der Mehrbenutzer-Version können alle Mitarbeiter zentral auf den E-Mail-Bestand zugreifen.

Ziehen Sie beliebige eMails einfach per „Drag-Drop“ ins Programm.

Jetzt auch mit Mail-Import aus Mozilla Thunderbird mit Drag-Drop Funktion
Einfach die gewünschten Mails mit der Maus ins Programm ziehen.
Einzelne Mails werden sofort archiviert; mehrere Mails werden ins Importverzeichnis übernommen. Von dort aus können Sie die Mails wie jede andere Datei archivieren.

 

Synchronisation

Mit dieser Funktion werden automatisch neue oder geänderte Dokumente ins DMS übernommen.
In der Optionsverwaltung geben Sie die Verzeichnisse ein, die synchronisiert werden sollen.

Dabei werden alle in diesen Verzeichnissen (und deren Unterverzeichnissen) enthaltenen Dokumente archiviert, und zwar mit Volltext – Indizierung.

Bei jedem Start dieser Anwendung wird dann verglichen, welche Dokumente seit dem letzten Aufbau neu dazugekommen, geändert oder gelöscht wurden.

Import – Funktion

Übernahmen Sie alle Arten von Dokumenten direkt, entweder „Sofort“ über eine integrierte Explorer-Auswahl, oder durch Verlagerung in die „Eingangsbox“

Wir unterstützen auch Ihre bisherige Arbeitstechnik:
Wenn Sie wie gewohnt weiterarbeiten und zusätzlich die Vorteile von SAM-S nutzen wollen, können Sie Ihr Arbeitsverzeichnis „synchronisieren“. SAM-S untersucht dann, ob Sie Dateien hinzugefügt, gelöscht oder verändert haben.
Alle Änderungen stehen Ihnen dann sofort zur Stichwortsuche und Volltextsuche zur Verfügung.

Erweiterung beim Import von Fotos:
Als Datei-Erstellungsdatum wird jetzt die sog. EXIF – Information des Fotos direkt übernommen. Eine zusätzliche Vorschau- und Miniaturanzeigefunktion wurde integriert.

Wie beim „Scannen“ können Sie auch hier die Texterkennung ( OCR) aktivieren.
Für (fast) alle PDF – und Bild-Dokumente werden per Tesseract OCR oder ABBYY Finreader die Texte extrahiert, und in die Volltextsuche übernommen.

Scannen

scanDokumente können in einem Arbeitsgang gescannt, analysiert und indiziert werden.

Scannen Sie zu einem Dokument beliebig viele Seiten ein.
Anschließend fügen Sie  Anmerkungen und Stichwörter hinzu. Die Dokumente stehen Ihnen danach sofort über Volltext- und Stichwortsuche zur Verfügung.

Alle Scanner mit „TWAIN“-Schnittstelle können verwendet werden.
Jetzt mit Schnittstelle zu „IrfanView®„. Kostenlos!
Damit wird die Scanner-Funktionalität auf einfachste Weise integrieret. Zudem besteht die Möglichkeit, sofort beim Scanvorgang eine Bildformatumwandlung vorzunehmen (zum Beispield ins PDF-Format).

Zur Texterkennung ist eine zusätzliche OCR-Software notwendig.
Jetzt mit Schnittstelle zu Google
® Tesseract-OCR. Kostenlos!
Siehe dazu diesen Artikel:  https://www.heise.de/ct/artikel/Toolbox-Texterkennung-mit-Tesseract-OCR-1674881.html
Diese Software bietet zufriedenstellende Ergebnisse, besonders bei einer Auflösung von 300dpi. Ein Download-Link ist im Menü „Einstellungen –>Scanner“ hinterlegt.

Jetzt mit Schnittstelle zu ABBYY Finreader ® 
Bietet hervorragende Texterkennung, auch bei niedriger Auflösung. Sie müssen ABBYY Finereader selbst erwerben (Version 14 kostet ca. 142 € bei  notebooksbilliger.de ).

Sie können auch andere Texterkennungsprogramme verwenden. Voraussetzung ist eine Kommandozeilenschnittstelle.