Dokumentenverwaltung mit SAM-S

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Komplexe Aufgaben erfordern einfache Hilfsmittel.
Die Daten im Griff haben  – Konzentriert arbeiten – Souveränität ausstrahlen

Dokumenten-Management – Informations-Management mit „SAM-S“

SAM-S ist nicht nur eine echte Dokumentenverwaltung ( DMS ) , sondern auch eine universell einsetzbare Software für die Verwaltung von Informationen:

Verwalten Sie Ihre persönlichen oder geschäftlichen Daten wie …

  • Dokumente
  • Notizen
  • Termine, Aufgaben
  • Emails, Internet-Links
  • Adressen, Karteikarten
  • Wissen
  • Fotos ..

So funktioniert SAM-S

Hier sehen Sie die Funktionsweise von „SAM-S“:
Geben Sie bis zu 10 Suchbegriffe ein. Bereits enthaltene Wörter werden nach der Eingabe von 3 Buchstaben eingeblendet.

Die Reihenfolge der Eingabe ist egal. Die Suche erfolgt immer nach der „UND“ – Verknüpfung. Alle eingebenen Suchbegriffe müssen also in jedem angezeigten Dokument vorhanden sein.

Erweitern Sie die Suche nach Datum, Adresse, Mail-Posteingang oder -Gesendet oder nach frei definierbaren Status-Informationen (zum Beispiel „Privat“, „Wichtig“, „Offen“ )

 Verschachtelte Suche
Klicken Sie innerhalb einer Suche auf bestimmte Worte; diese werden zu einer neuen Suche zusammengestellt; „SAM-S“ wird mit diesen Suchbegriffen nochmal gestartet. Durch das Speichern dieser neuen Suche erstellen Sie zudem automatisch eine Verknüpfung zu thematisch verbundenen Dokumenten. Beispielvideo siehe Funktionen – Suchen

Die Sortierung der Treffer erfolgt wahlweise nach Erstellungsdatum oder Änderungsdatum, entweder aufsteigend oder absteigend. Standard ist die Sortierung nach Änderungsdatum, beginnend mit dem aktuellsten Datum. Je nach Anforderung können die Treffer als Notizliste oder als Tabelle angezeigt werden.
Bei der „Notizansicht“ werden alle im  Text enthaltenen Suchbegriffe farbig markiert.

Tabellenansicht

Ansicht als Tabelle

Ansicht als Notiz

Notizansicht

 

Weitere Informationen finden Sie im Menüpunkt „Funktionen“.

Was ist einmalig an SAM-S?

Das einfache und schnelle Auffinden von Informationen steht im Mittelpunkt. Mit wenigen und effektiven Schritten erhalten Sie alle Informationen.­

Durch die neue Konzeption der Erfassung und Indizierung ist nur noch ein Minimum an Eingaben erforderlich. Die Funktionalität wird dadurch gleichzeitig verbessert.
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Für die „Ablage“ der Dokumente benötigen Sie keine „Ordner“, keine bestimmte Reihenfolge, keine Pflichteingabefelder...
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Die automatisierte „Container“-Verwaltung vereinfacht die Sicherung und Archivierung Ihrer Dokumente: Sie müssen nur noch die Datenbank und den Daten-Container des laufenden Monats sichern!
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Eine Adressverwaltung sowie die Zuordnung von Dokumenten zu Adressen sind integriert. Sie können die Adressen aus Ihrem „Outlook“-Kontakten übernehmen oder übergeben..
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Die Volltext- oder Stichwortsuche ist ähnlich wie bei Google®. Dabei genügt es, den Anfang des Suchbegriffs einzugeben. Sie können auch nach Begriffen innerhalb eines Wortes suchen. Kombinieren Sie die Volltextsuche mit Terminen und/oder Adressen.
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NEU: verschachtelte Suche – mit Doppelklick auf Wörter der aktuellen Suche erzeugen Sie eine neue Suche.
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Alle Informationen werden gleich behandelt. Es ist egal, ob es sich um Word-Dokumente, Emails, Bilder oder Notizen handelt.
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Im Gegensatz zu anderen Produkten arbeiten wir absichtlich nicht mit „Schränken“, „Schubladen“ und „Registern“. Wir übernehmen keine veralteten Ansichten und Techniken.
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Übernehmen Sie alle Ihre bisherigen Dokumente mit einem Klick; alle bereits bestehenden Dokumente werden -ausgehend von einem Stammverzeichnis- in „SAM-S“ übernommen; danach können Sie alle Dokumente sofort über Volltext- oder Stichwortauswahl finden.
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Der Inhalt des Dokuments wird sofort übersichtlich als Notiz dargestellt. Zur schnellen Übersicht können Sie Leerzeilen automatisch entfernen.
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Vereinfachte und übersichtliche Synchronisation neuer oder geänderter Dokumente.
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irfan_150Integration von IrfanView® für Bildvorschau, Format-Umwandlung und Scannen. Ideal zur Kombination mit Fotoverwaltung.
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E-Mail-Import:
nochmals verbesserter und beschleunigter Ablauf; jetzt auch mit der Möglichkeit, alle (alten) E-Mails in einem Durchgang zu übernehmen, durch Kombination mit der Import-Prozedur..
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Vorschaufenster jetzt frei skalierbar und positionierbar
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alle Funktionen sind über die obere Menüleiste sofort im Zugriff; kein Wechsel zu anderen Anwendungen oder Fenstern; ein Klick genügt.
main_menu

 

 


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mit mehreren Datenbanken parallel nutzbar.
Wenn Sie private und berufliche Dokumente trennen wollen, können Sie diese in verschiedenen Datenbanken unabhängig voneinander verwalten. SAM-S kann mehrfach (mit verschiedenen Datenbanken) gestartet werden..

Schnell erfassen – schnell finden – Volltextsuche

alternative Suche über Stichwort oder Volltext

Sie können alle Eingaben über Volltextsuche wiederfinden oder auch nach individuell festgelegten Stichworten suchen. Dabei passt sich SAM-S Ihrem persönlichen Arbeitsstil an und nicht umgekehrt! Sie müssen keine Ordner-Strukturen aufbauen und Ihre Eintragungen in der„richtigen“ Schublade ablegen. SAM-S nimmt Ihnen die Ablagearbeit und das Suchen ab.

„Volltext“ ist nicht gleich Volltext:
Beim Aufbau der Volltext-Suchbegriffe entfernen wir Sonderzeichen, Klammern, Anführungs-zeichen etc. Gesperrte Wörter werden zusammengefügt. Aus („M ü l l e r“) wird Müller, aus § 5c wird §5c. Die Trefferanzahl und die Suchgenauigkeit wird dadurch deutlich erhöht.

Für welche Zielgruppe ist SAM-S gedacht ?

SAM-S richtet sich an alle,  die professionell mit Informationen umgehen wollen, oder Informatioen schnell griffbereit haben müssen, also zum Beispiel an…

Zielgruppe(n) sind also zum Beispiel:

  • Führungskräfte, Key Account Manager, Leitende Angestellte
  • Architekten, Ingenieure, Techniker, Autoren, Freiberufler
  • Unternehmen, Schulen, Behörden
  • Studenten, Wissenschaftler, Lehrer, Unternehmensberater

wichtiger Hinweis:

SAM-S ist kein „Spielzeug“. Wie jede professionelle Software erfordert SAM-S eine entsprechende Vorbereitung und einen gewisse Einarbeitungszeit. Erst dann können Sie die Vorteile und den Leistungsumfang in vollem Umfang erkennen und nutzen.