Funktionen – mit einem Klick

• einheitliche und schnelle Auffindbarkeit aller zur Verfügung gestellten Dokumente über Volltextrecherche, Themensuche und weitere Suchkriterien (z.B. Datum,Ordnerstruktur)
• komplette Handhabung aller relevanten Verwaltungstätigkeiten über dieses Programm:
• universell verwendbare Adressverwaltung
• Möglichkeit, Dokumente zu scannen und mit Volltext zu suchen (Beispiel: Geseztestexte )
• komplette E-Mail-Organisation
• Serienbriefe- und E-Mails und vieles andere mehr
• vielfache Kombination aller Programmteile

• mit Windows Explorer: gehen Sie ins Verzeichnis c:\benutzer\benutzername\appdata\local\SAMS.
• die Datei „sams.ini“ enthält den Pfad in den Namen der Datenbank.
• Ändern Sie diesen Eintrag, indem Sie den Pfad und den Namen anpassen.
• Speichern Sie „sams.ini“
• Verschieden Sie die Datenbank in das gewünschte Verzeichnis.
• Nennen Sie gegebenenfalls den Datenbank-Namen.

• 1. obere Menüleiste
  Hier können Sie alle Hauptfunktionen aufrufen. Diese Leiste ist immer sichtbar.Sie können jederzeit von jedem Punkt aus diese Hauptfunktionen aufrufen.
• 2. Sub-Menüleiste
  Diese Menüleiste enthält die Zusatz-Funktionen der oben gewählten Hauptfunktionen. Abhängig von der gewählten Haupt-Funktion werden hier also jeweils verschiedene Menüs angezeigt.
• 3. Wechsel der Hauptfunktion
  Sie müssen keierlei Fenster schliessen. Zum Beenden/Verlassen eines Vorgangs klicken Sie einfach auf die eine andere Hauptfunktion.Sollten Sie einen Vorgang nicht abgeschlossen bzw. gespeichert haben, erscheint eine entsprechende Warnmeldung.

Funktionstasten

• F1 Hilfe
  Aufruf der Hilfe-Texte; abhängig von der zuletzt aufgerufenen Funktion wird sofort der Hilfetext dieser Funktion angezeigt; Beispiel: Sie scannen einen Beleg ein. Beim Druck der Taste F1 wird die Hilfe aufgerufen und sofort der Scannen-Hilfetext angezeigt.

• 1. Notiz eingeben:
  ►linke Menüleiste→Dokumente (beim Programmstart vorgegeben)
  ►obere Menüleiste►Notiz (oder Strg+N)
  Achtung! Gleich eine Besonderheit zur schnelleren Eingabe:
• Zur Beschleunigung und Vereinfachung der Notizeingabe genügt die Erfassung im Notizfeld; es sind keine anderen Eingaben notwendig. Die erste Zeile der Notiz wird als „Thema“ übernommen.
  Geben Sie jetzt den Text ein. Sie können wichtige Informationen fett, kursiv, farbig und mit Hintergrundfarben markieren. Für die Eingabe von Terminen stehen komfortable Abkürzungen zur Verfügung.
  Wenn Sie zum Beispiel t10 und ein Leerzeichen eingeben, wird automatisch der Termin auf 10 Tage nach dem Eingabedatum gesetzt.
  Für eine ausführliche Erklärung der Funktion drücken Sie im Notizfeld F1.

• ►Speichern Sie die Eingabe (F5 oder in der oberen Menüleiste auf „Speichern“ klicken).
• 2. Suchen ausprobieren
  ►linke Menüleiste →Dokumente (beim Programmstart vorgegeben)
  ►Menüleiste ►Suchen (beim Programmstart vorgebeben; nur notwendig, wenn Sie gerade ein Dokument neu erfasst haben)
  Schneller gehts, wenn Sie einfach F9 drücken (egal, wo Sie sich gerade im Programm befinden)..
  Im Eingabefeld „Volltext“ können Sie jetzt einen oder mehrere der vorher eingegebenen Wörter eingeben. Bitte die einzelnen Suchbegriffe mit einem Leerzeichen trennen.
  Es genügt, wenn Sie den Wortanfang eingeben; Sie müssen nicht den kompletten Suchbegriff eingeben. Unser Programm sucht dann nach allen Wörtern, die mit Ihrem Suchbegriff beginnen!
  Starten Sie die Suche immer mit F3, oder klicken Sie mit der Maus auf das Symbol „Starten“.
• 3. Erfassen Sie noch ein paar andere Notizen, und probieren danach die Suche wieder aus, oder importieren Sie zum Beispiel ein Word-Dokument:
  ►linke Menüleiste►Eingang
  ►obere Menüleiste►Sofortübernahme
  ►wählen Sie im Explorer-Fenster ein von Ihnen erstelltes Dokument aus
  ►Dokumenten-Datum wird als Erfasssungsdatum übernommen
  -Titel wird als Thema übernommen
  Sie können jetzt Stichworte dazu erfassen, und Anmerkungen im Notizfeld anbringen. Mit F5 speichern Sie die Eingaben.
• 4. Drücken Sie wieder F9 für „Suchen“
• Sie können jetzt nach allen im Word-Dokument vorhandenen Wörtern suchen!
  Anmerkung! Eine Suche nach „der,die,das,und, oder“ etc. ist nicht vorgesehen, das diese Wörter nicht in die Volltextsuche übernommen werden.
  Sie können das Dokument sofort zur Bearbeitung öffnen, wenn Sie in der oberen Menüleiste auf „Doku öffnen“ klicken (oder Alt+ö). Wenn Sie in der Liste der angezeigten Dokumente den Buchstaben v eingeben, erscheint sofort eine Vorschau des gesuchten Dokuments (außer bei Notizen, da hier kein Dokument vorhanden ist, sondern der Eintrag nur in der Datenbank gespeichert ist).
  Mit den Tasten auf/ab kommen Sie zur nächsten Zeile. Das Vorschaudokument wird dann geschlossen.

  Mit ESC verlassen Sie die Anzeigeliste und kehren zurück zur Sucheingabe.

• Als weitere Vorgehensweise empfehlen wir: Machen Sie sich Gedanken, wie Sie Ihre Dokumente indizieren wollen:
  Sie können in SAM’S eine Liste entwerfen, die alle Ihre Stichworte enthält,die Sie benutzen wollen. Diese Liste können Sie bei jeder Stichworteingabe benutzen.
  (Selbstverständlich können Sie auch „spontan“ neue Stichworte zu einem Dokument eingeben). Die Stichworte sollten einfach, kurz und einmalig sein, damit sie sich von den per Volltext erzeugten Stichworten abheben.
  Mit der Funktionstaste F8 können Sie jederzeit die Abkürzungsliste bearbeiten, egal, wo Sie sich gerade befinden!Jedes Dokument sollte mit mehreren eindeutigen Stichworten versehen sein, um die Trefferquote einzuschränken, um wirklich nur die gesuchten Dokumente anzuzeigen. Durch die Kombination von Stichworten können Sie alle miteinander in Zusammenhang stehenden Dokumente „verbinden“.
  Sie können die Stichwortkombinationen speichern, indem Sie ein neues Dokument erfassen (am besten eine leere Notiz), dann in der Zeile „Stichworte“ die Kombination eingeben und anschließend auf das „Speichern“-Symbol rechts neben der Stichworteingabe klicken.

• Wählen Sie den Vorgang „Dokumente“ F9.
  Klicken Sie auf „Notiz“.
  ►Eine neue Notiz wird erstellt.
  Bitte beachten:
  Bei Notiz handelt es sich um einen reinen Datenbank-Eintrag. Ein zusätzliches Dokument wie z.B. bei Word wird nicht erstellt.
  Eine Notiz soll sehr schnell erstellt werden können.
  Deshalb gilt hier ein beschleunigter Erfassungs-Ablauf:
  Nach dem Klick auf „Notiz“ stehen Sie sofort im Notiz-Erfassungsfeld.
  Die erste Zeile der Notiz wird als „Thema“ übernommen!
  Sie müssen also kein Thema erfassen.
  Mit „Speichern“ F5 wird die Notiz gespeichert.
• Sonderfunktionen:
  Sie können Termine direkt in der Notiz erfassen:
  t+zahl = Heute + Anzahl Tage
  Beispiel: Heute = 01.01.2005 t10 = 10.01.2005
  t+Wochentag = Heute + Anzahl Tage bis diesem Wochentag (mo,di,mi,do,fr,sa,so)
  Beispiel: Heute = 01.01.2005 = Samstag tdo = 06.01.2005
  t+Datum = dieses Datum
  Beispiel: t100205 = Termin 10.02.2005Anmerkung:
  Sie können das Datum auf verschiedene Weise eingeben:
  100221
  10022021
  10.02.21
  10.02.2021

• Erstellen Sie mit „WORD“ odere „LIbreOffice / OpenOffice“ eine neues Dokument oder eine Dokumentenvorlage (beides geht!).
  Falls Sie über den Windows-Explorer auf das Dokument zugreifen wollen, müssen Sie das Dokument in Ihrem Dokumenten-Hauptverzeichnis im Unterverzeichnis „Vorlagen“ speichern.
  Beispiel: Hauptverzeichis (entspricht dem Installations-Verzeichnis) c:\sams –>Vorlagenverzeichnis c:\sams\vorlagen
  Wenn sich Ihre Briefvorlage in diesem Verzeichnis befinden, werden bei Neuanlage von Word-Dokumenten diese Einträge tabellarisch dargestellt, so daß Sie sofort eine Vorlage aus der Liste wählen können.
  Geben Sie einfach an die gewünschte Stelle Ihres Formulars das gewünschte Feld ein.Es ist egal, ob Sie Klein- oder Großbuchstaben verwenden.
  Genau an diese Position wird dann der entsprechende Eintrag aus der Adresse gesetzt.
  Alle Felder können Sie beliebig formatieren (also Schriftgröße,fett,unterstrichen,farbig usw.) Groß- bzw. Kleinschreibung ist egal.
  Beispiel:
  #briefanrede #anrede #name1 #name2,
  an alle Kunden in #ort1. Adressfelder
  #ADRESSE Name und Vorname kombiniert
  #ANREDE Anrede (Herr,Frau…)
  #NAME1 Vormame
  #NAME2 Nachname
  #NAME3 Zusatz
  #BRIEFANREDE Briefanrede (Sehr geehrte Frau Maier,)
  #STR Straße
  #PLZ PLZ
  #ORT Ort
  #TEL TelefonNr.
  #FAX Fax
  #EMAIL E-Mail-Adresse
  #PARTNER Ansprechpartner
  #GEB Geburtstag
  #INTERNET Internet-Adresse (www….)
  #HANDY Handy-Nummer
  #NOTIZ Notizen (mehrzeilig,unbeschränkte Länge)
  #NR Kunden-Nummer (intern)2.. Zusatzfelder
  #BETREFF Betreffzeile, Thema
  #DATUM Tagesdatum
  #PROJEKT Projekt (* versionsabhängig)
  #BAU Bauvorhaben (* versionsabhängig)
  #MIT MitarbeiterDie Erfassung einer neuen Notiz soll besonders schnell und komfortabel sein. Deshalb ist nur eine Eingabe im Notizfeld erforderlich.
  Die 1. Notizzeile wird als Betreff/Thema übernommen.Die 2. Notizzeile wird als Stichwort übernommen.Sie können alle Notizen formatieren, also fett, unterstrichen, kursiv darstellen, ebenso die Schriftart und Schriftgröße und Schriftfarbe. Zusätzlich können, Sie alle Eintrage farbig hinterlegen (gelb, grün, weiss).2. Termineingaben
  Bei Eingabe eines Termins haben Sie folgende Möglichkeiten:
  t + Zahl = Heute + Anzahl Tage + Leerzeichen
  Beispiel: Tagestermin = 02.09.2021
  t2 + Leerzeichen –>Anzeige: 04.09.2021
  t0 + Leerzeichen –>Anzeige 02.09.2021
  t + Wochentag(mo,di,mi,do,fr,sa,so) + Leerzeichen
  Beispiel: Heute = 02.09.2021 (Donnerstag)
  di + Leerzeichen = nächster darauffolgender Dienstag –> Anzeige 07.09.2021
  tmi + Leerzeichen = nächster darauffolgender Mittwoch –>Anzeige 08.09.2021
  t + Termin + Leerzeichen
  Beispiel:
  t050921 –>Anzeige: 05.09.2021
  t05092021 –> Anzeige 05.09.2021
  t05.09.2021–> Anzeige 05.09.2021
  Bitte beachten Sie:
  Durch die Eingabe des Termins in die Notiz wird automatisch ein ToDo-Eintrag zu diesem Termin erzeugt. Dieser erscheint dann in der ToDo-Liste.3. Sonstige Eingaben
  ESC Anzeige Notiz wird beendet; Rückkehr zur Liste
  F5 Eine geänderte Notiz wird gespeichert
  Achtung! Falls Sie die Notiz nicht speichern, werden evtl. Änderungen verworfen!