Dokumentenverwaltung Software SAM-S
Dokumentenverwaltung Software Funktionen – Download – Preisliste – FAQ
Komplexe Aufgaben erfordern einfache Hilfsmittel
Simple Alldays Manager’s Software
• Die Daten im Griff haben
• Konzentriert arbeiten
• Souveränität ausstrahlen
Ein Beispiel:
Sie suchen nach einem Kfz-Versicherungsdokuent, wissen aber nicht, in welchem Ordner und in welchem Jahr Sie die Unterlage abgeheftet haben. Die Belege sind evtl. sogar nach Datum sortiert, aber es sind verschiedene Kennzeichen und Versicherungs-Nummern vorhanden. Nach etwas 10 Minuten haben Sie endlich das gesuchte Dokument gefunden.
Wenn Sie unser Programm benutzen, sieht die Suche so aus:
Sie geben in das Feld „Volltextsuche“ das Kennzeichen ein. In der Liste erscheinen – nach Datum oder Stichworten oder Betreff sortiert – alle entsprechenden Dokumente. Im Notizfeld sehen Sie sofort den Inhalt des Dokuments. Die gesuchten Begriffe sind farblich markiert. Dauert ein paar Sekunden.
Hier eine kurze Zusammenfassung:
SAM-S ist eine Softwarelösung zur Verwaltung, Archivierung und Digitalisierung von Informationen, die besonders für Privatanwender und kleine Unternehmen geeignet ist..
Sie ermöglicht eine schnelle und einfache Suche von Dokumenten und Informationen ohne das Öffnen der Dateien.
Der Inhalt der gesuchten Dokumente wird sofort in einem Notizfeld angezeigt, wobei relevante Begriffe farblich hervorgehoben werden.
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Die Software verzichtet auf eine klassische Ordnerstruktur und nutzt stattdessen Jahr-Monat-Container zur Archivierung. Dokumente können über eine Stichwort- und Volltextsuche schnell gefunden werden..
Nutzer können beliebig viele Kategorien und Kontakte zu den Dokumenten hinzufügen, was insbesondere für die Verwaltung von Schriftverkehr oder Kundendaten hilfreich ist. Zusätzlich können Dokumente auf einem zweiten Bildschirm in der Vorschau angezeigt werden.
Bis zu 1000 Einträge können kostenlos getestet werden.
Hier eine etwas detailiertere Beschreibung (wer näher interessiert ist, oder mehr Zeit hat) kurz
Der Schwerpunkt der Anwendung liegt bei Privatanwendern und kleinen Betrieben.
Es geht darum, jede Art von Informationen sofort zu finden und zu zeigen.
Anstatt erst das gesuchte Dokument zu öffnen und darin nach bestimmten Suchbegriffen durchzusehen, stellen wir den Inhalt sofort in einem Notizfeld dar. Alle gesuchten Begriffe werden dann innerhalb der Notiz farblich gekennzeichnet. Sie können die Notitz jederzeit ändern oder ergänzen.
Digitalisierung Ihrer Unterlagen
Verwalten Sie Ihre persönlichen oder geschäftlichen Daten wie zum Beispiel
• Word • PDF • JPG – Dokumente • Informationen aller Art • Notizen • Termine • Mails • Internet-Links • Adressen • Karteikarten • Wissen • Fotos
Wichtig dabei ist, dass alle gesuchten Informationen sofort sichtbar und durchsuchbar sind:
Bei der Erfassung oder beim Import von Dateien wird der Textinhalt in ein Notizfeld übernommen.
Die Suchbegriffe sind im Notiztext farbig markiert.
Schneller können Sie relevante Informationen nicht finden.
Eine Vorschau bzw. das Öffnen der Original-Datei ist in den meisten Fällen nicht notwendig.
Bei der Übernahme ( Archivierung ) oder der Erfassung von Dokumenten wird deren Textinhalt in ein Notizfeld übernommen.
Bei Bild- oder PDF- Inhalten werden die Texte mittels Texterkennung (OCR) ermittelt.
Alle im Text enthaltenen Wörter sind dann per Volltextsuche auffindbar.
Es gibt keine Ordnerstruktur.
Die zu archivierenden Dokumente werden in einen Jahr-Monat – Container kopiert.
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die Stichwort- bzw. Volltextsuche.
Übernehmen Sie die bisherige Ordnerstruktur als Stichworte.
Jedem Eintrag kann ein Kontakt zugeordnet werden.
Durch diese Kombination ist zum Beispiel der Schriftverkehr (Word, Bilder, Mails usw.) eines Kunden in einem bestimmten Zeitraum sofort ersichtlich.
Mit komfortabler Suche nach Mail-Adressen, zum Beispiel @AVM
Jedem Dokument können beliebig viele Kategorien zugeordnet werden. Die Kategorien können frei vergeben werden.
Die Vorschau des ausgewählten Dokuments kann beliebig platziert werden, auch auf einem zweiten Bildschirm.
Hier sehen Sie, wie es funktioniert:
Funktionen – Download – Preisliste – FAQ
Wie funktioniert SAM-S ?
Alle Dokumente werden in ein zentrals Container-Verzeichnis kopiert.
Damit gewährleistet das Programm, dass auch bei der Löschung bzw. Verschiebung der Original-Dokumente die importierten Dokumente noch vorhanden sind.
Die Zugriffsdaten für jedes Dokument sind in einer Datenbank gespeichert.
• Name des Original-Dokuments (Betreff), zusätzliche Stichwörter und Notizen, Klartext des Dokuments, Erstellungs- und Änderungsdatum, Mail-Daten, usw.
• Daten für die Volltextsuche
Suchen und Finden
Geben Sie bis zu 10 Suchbegriffe ein.
• Bereits enthaltene Wörter werden nach der Eingabe von 3 Buchstaben eingeblendet.
• Die Reihenfolge der Eingabe ist egal. Die Suche erfolgt immer nach der „UND“ – Verknüpfung.
• Alle eingebenen Suchbegriffe müssen also in jedem angezeigten Dokument vorhanden sein.
• Mit vorgestelltem Prozentzeichen können Sie auch nach Begriffen innerhalb eines Wortes suchen, zum Beispiel „%ment“ bringt alle Treffer mit „Zement, Testament etc.
• Erweitern Sie die Suche nach Datum, Adresse, e-Mail oder verwenden Sie frei definierbare Status – Informationen (zum Beispiel „Privat“, „Wichtig“, „Offen“ )
Trefferanzeige
Die Sortierung der Treffer erfolgt wahlweise nach Erstellungsdatum oder Änderungsdatum, wahlweise auf – oder absteigend.
Je nach Anforderung können die Treffer als Notizliste oder als Tabelle angezeigt werden. Bei der „Notizansicht“ werden alle im Text enthaltenen Suchbegriffe farbig markiert.
Schnell erfassen – schnell finden – Volltextsuche:
Finden Sie alle Unterlagen über die Volltextsuche wieder. Dabei passt sich das Programm Ihrem persönlichen Arbeitsstil an. Sie müssen keine Ordner-Strukturen aufbauen und Ihre Eintragungen in der „richtigen“ Schublade ablegen.
Volltext ist nicht gleich Volltext: Beim Aufbau der Volltext-Suchbegriffe entfernen wir Sonderzeichen, Klammern, Anführungszeichen etc.
Gesperrte Wörter werden zusammengefügt. Aus („M ü l l e r“) wird Müller, aus § 5c wird §5c.
Beispiel für Import Bild-Dokument, mit Texterkennung
Was ist das Besondere an diesem DMS?
- Das einfache und schnelle Auffinden von Informationen steht im Mittelpunkt.
Mit wenigen und effektiven Schritten erhalten Sie alle Informationen. Durch die neue Konzeption der Erfassung und Indizierung ist nur noch ein Minimum an Eingaben erforderlich. Die Funktionalität wird dadurch gleichzeitig verbessert.
- Eine Adressverwaltung sowie die Zuordnung von Dokumenten zu Adressen sind integriert.
Sie können die Adressen aus Ihrem „Outlook“-Kontakten übernehmen oder übergeben.. Jeder Mitarbeiter im Netzwerk hat damit Zugriff auf den zentralen Adress – Bestand.
Alle Informationen werden gleich behandelt. Es ist egal, ob es sich um Word-Texte, Emails, PDF’s, Bilder oder Notizen handelt.
- Die Volltext- oder Stichwortsuche ist ähnlich wie bei Google®. Dabei genügt es, den Anfang des Suchbegriffs einzugeben.
Auch die Suche nach Begriffen innerhalb eines Wortes ist vorgesehen.
Kombinieren Sie die Volltextsuche mit Terminen und/oder Adressen.
- Die automatisierte „Container“-Verwaltung vereinfacht die Sicherung und Archivierung Ihrer Dokumente.
Alle Informationen sind in einem zentralen Verzeichnis abgelegt. Wichtig für den Netzwerk-Zugriff bei mehreren Benutzern.
Auch bei Verlagerung oder Löschung der Original-Daten bleiben die Informationen erhalten.
- Übernehmen Sie alle Ihre bisherigen Dokumente mit einem Klick;
Alle bereits bestehenden Dokumente werden -ausgehend von einem Stammverzeichnis- in die Dokumentenverwaltung übernommen; danach können Sie alle Dokumente sofort über Volltext- oder Stichwortauswahl finden.
- Der Inhalt der Dokumente wird sofort übersichtlich als Notiz dargestellt.
Für jedes gefundene Dokument sehen Sie sofort dessen Inhalt. Ein Blickwechsel zur Dokumenten – Vorschau ist überflüssig. Schneller geht’s nicht.
Zur schnelleren Übersicht können Leerzeilen entfernt werden.
- Mail – Import:
Nochmals verbesserter und beschleunigter Ablauf. Jetzt auch mit Drag-Drop-Funktion. Ziehen Sie die Email einfach ins Programm. Funktioniert für Outlook und Thunderbird.
- Mit mehreren Datenbanken parallel nutzbar.
Wenn Sie private und berufliche Dokumente trennen wollen, können Sie diese in verschiedenen Datenbanken unabhängig voneinander verwalten. Das Programm kann mehrfach ( mit der selben oder verschiedenen Datenbanken ) gleichzeitig gestartet werden..
Beispiel für Import Mail
(Hinweis: Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit benutzt die Aufzählung das „generische Maskulinum“)
Für alle, die professionell mit Informationen umgehen wollen, oder Informationen schnell griffbereit haben müssen, also zum Beispiel an
- Private Anwender
- Führungskräfte, Key Account Manager, Leitende Angestellte
- Architekten, Ingenieure, Techniker, Autoren, Freiberufler
- Unternehmen, Schulen, Behörden
- Studenten, Wissenschaftler, Lehrer, Unternehmensberater
Wichtiger Hinweis
Die „SAM-S“ – Dokumentenverwaltung ist kein „Spielzeug“. Wie jede professionelle Software erfordert SAM-S eine entsprechende Vorbereitung und einen gewisse Einarbeitungszeit. Erst dann können Sie die Vorteile und den Leistungsumfang in vollem Umfang erkennen und nutzen.
