Hilfe Anleitungen Bedienung

Diese Seite soll Ihnen einen detailierten Einblick in die Bedienung der SAM-S  Dokumentenverwaltung verschaffen.

Was ist die SAM´S  Dokumentenverwaltung ?

SAM´S heißt “ Simple Allday Manager`s Software „und ist ein elektronisches Arbeitsmittel zu effizienten Arbeitsorganisation.( Dokumentenverwaltung )
Typische Anwender sind Führungskräfte und Personen, die viele Daten verwalten und griffbereit haben wollen, aber auch Privatpersonen.


Ein bisschen Technik:
SAM´S arbeitet auf Basis einer Datenbank mit der Sie alle Ihre Notizen, Termine, Adressen und Dokumente verwalten.
Sie können alle Eingaben über Volltextsuche wiederfinden oder auch nach individuell festgelegten Stichworten suchen. Dabei passt sich SAM´S Ihrem individuellen Arbeitsstil an und nicht umgekehrt. Sie müssen keine Datenbankstrukturen (Explorer – Prinzip ) aufbauen und Ihre Eintragungen in der„richtigen“ Schublade ablegen. SAM´S nimmt Ihnen die Ablagearbeit und das Suchen ab.

Was kann ich verwalten ?


• Alle Notizen, ob es sich um Worte, eine Telefonnummer, ein Passwort oder eine längere Besprechungsnotiz handelt.
• Termine / Wiedervorlagen : SAM´S erinnert Sie an alle Termine, indem automatisch eine tägliche ToDo-Liste aufgebaut wird. Nicht abgearbeitete Terminvorlagen bleiben erhalten, und zwar so lange, bis Sie den Termin deaktivieren. Deaktivierte Termine bleiben chronologisch sortiert erhalten und können jederzeit angeschaut werden.
• Dokumente aller Art wie Word, Excel, PowerPoint, JPG, Fotos oder Emails• Adressen mit universellen Selektions- und Suchmöglichkeiten einschließlich eines großzügigen Infoteils, in dem Sie wichtige Informationen zur jeweiligen Adresse verwalten können
• Eingescannte Dokumente werden mittels Texterkennung sofort für die Volltextsuche indiziert.

Wie finde ich was ?

Grundsätzlich geben Sie wie bei einer Suchmaschine ein oder mehrere Suchwörter ein und SAM´S bringt die entsprechenden Einträge. Dabei können Sie entweder die Volltextsuche nutzen , die Ihnen chronologisch sortiert alle Notizen und Dokumente auflistet, in denen die eingegebenen Suchworte vorkommen. Oder Sie suchen nach Stichworten, die Sie beim Speichern eingegeben haben. Besonders bewährt haben sich individuelle Abkürzungen, da dadurch die Trefferzahl erheblich eingeschränkt wird, was die Übersicht erleichtert.

Die Email Flut

Am effektivsten ist der sparsame Umgang mit Emails – aber das ist leichter gesagt als getan. Sogar wenn wir selbst reduziert Emails versenden und uns disziplinieren, wird uns unsere Umwelt weiterhin mit Emails überschwemmen. Mit SAM´S können wir Emails einschließlich angehängter Dateien einfach verwalten, auf Termin legen und bei Bedarf wiederfinden wie alle anderen Dokumente und Notizen auch.

Mehrere Arbeitsplätze / Netzwerk:

Natürlich ist SAM´S auch als Mehrplatzsystem einsetzbar und auch besonders wirkungsvoll. Hierzu bedarf es aber einer individuellen Erfassung Ihrer Bedürfnisse, die wirauf Anfrage gerne durchführen.

Menüstruktur / Bedienungsoberfläche

Dieses Programm verwaltet alle Arten von Dokumenten in einer einheitlichen Oberfläche. Über die Verbindung mit einer Datenbank kann jedes Dokument vielfach indiziert und sofort wieder gefunden werden. Dabei können Sie Ihre Arbeitstechnik effektiv einsetzen.
• einheitliche und schnelle Auffindbarkeit aller zur Verfügung gestellten Dokumente über Volltextrecherche, Themensuche und weitere Suchkriterien (z.B. Datum,Ordnerstruktur)
• komplette Handhabung aller relevanten Verwaltungstätigkeiten über dieses Programm:
•universell verwendbare Adressverwaltung
• Möglichkeit, Dokumente zu scannen und mit Volltext zu suchen (Beispiel: Geseztestexte )
• komplette E-Mail-Organisation
• Serienbriefe- und E-Mails und vieles andere mehr
• vielfache Kombination aller Programmteile

Installation

Die Installation erfolgt durch das Setup – Programm „setupsams.exe“.
Gleichzeitig werden folgende Programme installiert:
– Firebird – Datenbank
– Irfanview
Falls Sie die Texterkennung verwenden wollen, können Sie bei „Einstellungen“ → „OCR“ dazu das kostenlose „Tesseract-OCR“ herunterladen und installieren,oder eine Version von „ABBYY Finereader“ verwenden.
Beim ersten Programmstart werden Sie aufgefordert, ein Verzeichnis für die Speicherung der Dokumente anzugeben. Bitte wählen Sie einen Ordner, oder legen Sie dazu einen neuen Ordner an. Die Datenbank (DO.IB) befindet sich zuerst im Verzeichnis c:\benutzer\benutzername\appdata\local\SAMS. Bitte bei der Datensicherung berücksichtigen.
Wenn Sie den Speicherort der Datenbank verlagern wollen (nur auf „lokalen“ Laufwerken zulässig), gehen Sie wie folgt vor:
– mit Windows Explorer: gehen Sie ins Verzeichnis c:\benutzer\benutzername\appdata\local\SAMS.
– die Datei „sams.ini“ enthält den Pfad in den Namen der Datenbank.
Ändern Sie diesen Eintrag, indem Sie den Pfad und den Namen anpassen.
Speichern Sie „sams.ini“
– Verschieden Sie die Datenbank in das gewünschte Verzeichnis.
Nennen Sie gegebenenfalls den Datenbank-Namen.
FERTIG

Menüstruktur

Das Programm besteht aus 2 Menüleisten:
1. obere Menüleiste
Hier können Sie alle Hauptfunktionen aufrufen. Diese Leiste ist immer sichtbar.Sie können jederzeit von jedem Punkt aus diese Hauptfunktionen aufrufen.
2. Sub-Menüleiste
Diese Menüleiste enthält die Zusatz-Funktionen der oben gewählten Hauptfunktionen. Abhängig von der gewählten Haupt-Funktion werden hier also jeweils verschiedene Menüs angezeigt.
3. Wechsel der Hauptfunktion
Sie müssen keierlei Fenster schliessen. Zum Beenden/Verlassen eines Vorgangs klicken Sie einfach auf die eine andere Hauptfunktion.Sollten Sie einen Vorgang nicht abgeschlossen bzw. gespeichert haben, erscheint eine entsprechende Warnmeldung.

Funktionstasten

Alle Funktionen sind über die Maus-Steuerung anklickbar. Wesentlich schneller geht’s aber mit Hilfe der Funktionstasten.
F1 Hilfe
Aufruf der Hilfe-Texte; abhängig von der zuletzt aufgerufenen Funktion wird sofort der Hilfetext dieser Funktion angezeigt; Beispiel: Sie scannen einen Beleg ein. Beim Druck der Taste F1 wird die Hilfe aufgerufen und sofort der Scannen-Hilfetext angezeigt.
F2 Neue Suche
Die alte Suchauswahl wird gelöscht; alle Suchfelder werden geleert; Sie können jetzt mit der Eingabe der neuen Suchbegriffe beginnen. Hinweis: Bei der Dokumentensuche bleibt mit der Funktionstaste F9 die letzte Suche erhalten.
F3 Suche starten
Der Suchvorgang wird gestartet.
F4 ToDo-Einträge hervorheben
Hebt Einträge in der ToDo-Liste als „wichtig“ hervor.
F5 Speichern
Mit dieser Taste wird grundsätzlich gespeichert, und zwar in allen Funktionen dieses Programms (also bei Dokumenten, Adressen, Scannen, Übernahme usw.)
Bitte vergessen Sie nicht, nach allen Änderungen die F5-Taste zu drücken. Ansonsten wird die Eingabe nicht übernommen. Sollten Sie ohen Speichern zu einer anderen Programmfunktion wechseln, werden die zusätzlich gefragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen.
F7 ToDo-Liste
Mit dieser Taste können Sie sofort die ToDo-Liste anzeigen.
F8 Stichwortliste
Mit dieser Taste können Sie in allen beliebigen Eingabefeldern die Liste Ihrer individuellen Abkürzungen aufrufen, und diese Werte in das Eingabefeld übernehmen..
F9 Dokumente
Wechselt von anderen Funktionen zur Dokumentenverwaltung. Falls bereits Dokumente ausgewählt wurden, bleibt diese Auswahl erhalten (siehe F2).
F10 Dokument bearbeiten
Ein ausgewähltes Dokument wird bearbeitet. Die Ansicht zur Bearbeitung wird angezeigt. Sie können jetzt Detailinformationen ändern. Zurück zur letzten Suche mit F9.
F11 Adressen
Wechsel von anderen Funktionen sofort zur Adress-Suche und -bearbeitung..

Mit SAM-S Dokumentenverwaltung beginnen

Falls Sie SAM-S das erste mal starten, sind keinerlei Einträge vorhanden..
Sicher fragen Sie sich, was Sie jetzt tun sollen!
Unser Vorschlag:
Probieren Sie einfach einmal ein paar Funktionen aus. Sie können die Testeingaben jederzeit wieder löschen.
1. Notiz eingeben:
►linke Menüleiste→Dokumente (beim Programmstart vorgegeben)
►obere Menüleiste►Notiz (oder Strg+N)
Achtung! Gleich eine Besonderheit zur schnelleren Eingabe:
Zur Beschleunigung und Vereinfachung der Notizeingabe genügt die Erfassung im Notizfeld; es sind keine anderen Eingaben notwendig. Die erste Zeile der Notiz wird als „Thema“ übernommen.
Geben Sie jetzt den Text ein. Sie können wichtige Informationen fett, kursiv, farbig und mit Hintergrundfarben markieren. Für die Eingabe von Terminen stehen komfortable Abkürzungen zur Verfügung.
Wenn Sie zum Beispiel t10 und ein Leerzeichen eingeben, wird automatisch der Termin auf 10 Tage nach dem Eingabedatum gesetzt.
Für eine ausführliche Erklärung der Funktion drücken Sie im Notizfeld F1.
►Speichern Sie die Eingabe (F5 oder in der oberen Menüleiste auf „Speichern“ klicken).
2. Suchen ausprobieren
►linke Menüleiste →Dokumente (beim Programmstart vorgegeben)
►Menüleiste ►Suchen (beim Programmstart vorgebeben; nur notwendig, wenn Sie gerade ein Dokument neu erfasst haben)
Schneller gehts, wenn Sie einfach F9 drücken (egal, wo Sie sich gerade im Programm befinden)..
Im Eingabefeld „Volltext“ können Sie jetzt einen oder mehrere der vorher eingegebenen Wörter eingeben. Bitte die einzelnen Suchbegriffe mit einem Leerzeichen trennen.
Es genügt, wenn Sie den Wortanfang eingeben; Sie müssen nicht den kompletten Suchbegriff eingeben. Unser Programm sucht dann nach allen Wörtern, die mit Ihrem Suchbegriff beginnen!
Starten Sie die Suche immer mit F3, oder klicken Sie mit der Maus auf das Symbol „Starten“.
3. Erfassen Sie noch ein paar andere Notizen, und probieren danach die Suche wieder aus, oder importieren Sie zum Beispiel ein Word-Dokument:
►linke Menüleiste►Eingang
►obere Menüleiste►Sofortübernahme
►wählen Sie im Explorer-Fenster ein von Ihnen erstelltes Dokument aus
►Dokumenten-Datum wird als Erfasssungsdatum übernommen
-Titel wird als Thema übernommen
Sie können jetzt Stichworte dazu erfassen, und Anmerkungen im Notizfeld anbringen. Mit F5 speichern Sie die Eingaben.
4. Drücken Sie wieder F9 für „Suchen“
Sie können jetzt nach allen im Word-Dokument vorhandenen Wörtern suchen!
Anmerkung! Eine Suche nach „der,die,das,und, oder“ etc. ist nicht vorgesehen, das diese Wörter nicht in die Volltextsuche übernommen werden.
Sie können das Dokument sofort zur Bearbeitung öffnen, wenn Sie in der oberen Menüleiste auf „Doku öffnen“ klicken (oder Alt+ö). Wenn Sie in der Liste der angezeigten Dokumente den Buchstaben v eingeben, erscheint sofort eine Vorschau des gesuchten Dokuments (außer bei Notizen, da hier kein Dokument vorhanden ist, sondern der Eintrag nur in der Datenbank gespeichert ist).
Mit den Tasten auf/ab kommen Sie zur nächsten Zeile. Das Vorschaudokument wird dann geschlossen.
Mit ESC verlassen Sie die Anzeigeliste und kehren zurück zur Sucheingabe.
Als weitere Vorgehensweise empfehlen wir: Machen Sie sich Gedanken, wie Sie Ihre Dokumente indizieren wollen:
Sie können in SAM’S eine Liste entwerfen, die alle Ihre Stichworte enthält,die Sie benutzen wollen. Diese Liste können Sie bei jeder Stichworteingabe benutzen.
(Selbstverständlich können Sie auch „spontan“ neue Stichworte zu einem Dokument eingeben). Die Stichworte sollten einfach, kurz und einmalig sein, damit sie sich von den per Volltext erzeugten Stichworten abheben.
Mit der Funktionstaste F8 können Sie jederzeit die Abkürzungsliste bearbeiten, egal, wo Sie sich gerade befinden!
Jedes Dokument sollte mit mehreren eindeutigen Stichworten versehen sein, um die Trefferquote einzuschränken, um wirklich nur die gesuchten Dokumente anzuzeigen. Durch die Kombination von Stichworten können Sie alle miteinander in Zusammenhang stehenden Dokumente „verbinden“.
Sie können die Stichwortkombinationen speichern, indem Sie ein neues Dokument erfassen (am besten eine leere Notiz), dann in der Zeile „Stichworte“ die Kombination eingeben und anschließend auf das „Speichern“-Symbol rechts neben der Stichworteingabe klicken.
Wählen Sie den Vorgang „Dokumente“ F9.
Klicken Sie auf „Notiz“.
►Eine neue Notiz wird erstellt.
Bitte beachten:
Bei Notiz handelt es sich um einen reinen Datenbank-Eintrag. Ein zusätzliches Dokument wie z.B. bei Word wird nicht erstellt.
Eine Notiz soll sehr schnell erstellt werden können.
Deshalb gilt hier ein beschleunigter Erfassungs-Ablauf:
Nach dem Klick auf „Notiz“ stehen Sie sofort im Notiz-Erfassungsfeld.
Die erste Zeile der Notiz wird als „Thema“ übernommen!
Sie müssen also kein Thema erfassen.
Mit „Speichern“ F5 wird die Notiz gespeichert.
Sonderfunktionen:
Sie können Termine direkt in der Notiz erfassen:
t+zahl = Heute + Anzahl Tage
Beispiel: Heute = 01.01.2005 t10 = 10.01.2005
t+Wochentag = Heute + Anzahl Tage bis diesem Wochentag (mo,di,mi,do,fr,sa,so)
Beispiel: Heute = 01.01.2005 = Samstag tdo = 06.01.2005
t+Datum = dieses Datum
Beispiel: t100205 = Termin 10.02.2005
Anmerkung:
Sie können das Datum auf verschiedene Weise eingeben:
100205
10022005
10.02.05
10.02.2005
Erstellen Sie mit „WORD“ odere „LIbreOffice / OpenOffice“ eine neues Dokument oder eine Dokumentenvorlage (beides geht!).
Falls Sie über den Windows-Explorer auf das Dokument zugreifen wollen, müssen Sie das Dokument in Ihrem Dokumenten-Hauptverzeichnis im Unterverzeichnis „Vorlagen“ speichern.
Beispiel: Hauptverzeichis (entspricht dem Installations-Verzeichnis) c:\sams –>Vorlagenverzeichnis c:\sams\vorlagen
Wenn sich Ihre Briefvorlage in diesem Verzeichnis befinden, werden bei Neuanlage von Word-Dokumenten diese Einträge tabellarisch dargestellt, so daß Sie sofort eine Vorlage aus der Liste wählen können.
Geben Sie einfach an die gewünschte Stelle Ihres Formulars das gewünschte Feld ein.Es ist egal, ob Sie Klein- oder Großbuchstaben verwenden.
Genau an diese Position wird dann der entsprechende Eintrag aus der Adresse gesetzt.
Alle Felder können Sie beliebig formatieren (also Schriftgröße,fett,unterstrichen,farbig usw.) Groß- bzw. Kleinschreibung ist egal.
Beispiel:
#briefanrede #anrede #name1 #name2,
an alle Kunden in #ort
1. Adressfelder
#ADRESSE Name und Vorname kombiniert
#ANREDE Anrede (Herr,Frau…)
#NAME1 Vormame
#NAME2 Nachname
#NAME3 Zusatz
#BRIEFANREDE Briefanrede (Sehr geehrte Frau Maier,)
#STR Straße
#PLZ PLZ
#ORT Ort
#TEL TelefonNr.
#FAX Fax
#EMAIL E-Mail-Adresse
#PARTNER Ansprechpartner
#GEB Geburtstag
#INTERNET Internet-Adresse (www….)
#HANDY Handy-Nummer
#NOTIZ Notizen (mehrzeilig,unbeschränkte Länge)
#NR Kunden-Nummer (intern)
2.. Zusatzfelder
#BETREFF Betreffzeile, Thema
#DATUM Tagesdatum
#PROJEKT Projekt (* versionsabhängig)
#BAU Bauvorhaben (* versionsabhängig)
#MIT Mitarbeiter
#ZWISCHEN Texte aus ZwischenablageBesonderheit:
Die Erfassung einer neuen Notiz soll besonders schnell und komfortabel sein. Deshalb ist nur eine Eingabe im Notizfeld erforderlich.
Die 1. Notizzeile wird als Betreff/Thema übernommen.Die 2. Notizzeile wird als Stichwort übernommen.Sie können alle Notizen formatieren, also fett, unterstrichen, kursiv darstellen, ebenso die Schriftart und Schriftgröße und Schriftfarbe. Zusätzlich können, Sie alle Eintrage farbig hinterlegen (gelb, grün, weiss).
2. Termineingaben
Bei Eingabe eines Termins haben Sie folgende Möglichkeiten:
t + Zahl = Heute + Anzahl Tage + Leerzeichen
Beispiel: Tagestermin = 02.09.2004
t2 + Leerzeichen –>Anzeige: 04.09.2004
t0 + Leerzeichen –>Anzeige 02.09.2004
t + Wochentag(mo,di,mi,do,fr,sa,so) + Leerzeichen
Beispiel: Heute = 02.09.2004 (Donnerstag)
di + Leerzeichen = nächster darauffolgender Dienstag –> Anzeige 07.09.2004
tmi + Leerzeichen = nächster darauffolgender Mittwoch –>Anzeige 08.09.2004
t + Termin + Leerzeichen
Beispiel:
t050904 –>Anzeige: 05.09.2004
t05092004 –> Anzeige 05.09.2004
t05.09.2004–> Anzeige 05.09.2004
Bitte beachten Sie:
Durch die Eingabe des Termins in die Notiz wird automatisch ein ToDo-Eintrag zu diesem Termin erzeugt. Dieser erscheint dann in der ToDo-Liste.
3. Sonstige Eingaben
ESC Anzeige Notiz wird beendet; Rückkehr zur Liste
F5 Eine geänderte Notiz wird gespeichert
Achtung! Falls Sie die Notiz nicht speichern, werden evtl. Änderungen verworfen!
Datenbank – Einstellungen
Wenn Sie die Datei mit dem Editor öffnen, sieht der Eintrag z.B. so aus:
[Start SAMS]
Datenbank=server:c:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\SAMS\\DO.IB
Wollen Sie die Datenbank auf einen anderen Rechner bzw. in ein anders Verzeichnis verlagern, gehen Sie wie folgt vor:
1. Legen Sie das gewünschte Verzeichnis an (z.B. „c:\dono“)
Verschieben Sie die Datenbank (DO.IB) in dieses Verzeichnis.
2. Ändern Sie die datei „sams.ini“ entsprechend ab; diese würde dann so aussehen:
[Start SAMS]
Datenbank=server:c:\dono\DO.IB
Den Rechnernamen (im Beispiel „server“ ) müssen Sie angeben, wenn die Datenbank sich auf einem anderen Rechner befindet. Soll die Datenbank auf dem Rechner „augustin“ im Verzeichnis „c:\sams“ liegen, würde der Eintrag in sams.ini so aussehen:
[Start SAMS]
Datenbank=augustin:c:\sams\DO.IB
Sie können anstatt des Rechnernamens auch die IP-Adresse eingeben, also z.B.
[Start SAMS]
Datenbank=192.168.1.3:c:\dono\DO.IB
Achtung!
Wenn Sie die Datenbank verschieben, müssen Sie auf allen Clients die Datei „sams.ini“ ebenfalls ändern! Auf dem Client muss der Rechnername bzw. die IP-Adresse immer angegeben werden.
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